Jak uporządkować obowiązki BDO w przedsiębiorstwie i nie zostawiać wszystkiego na koniec roku?
Obowiązki związane z BDO najlepiej traktować nie jako pojedynczą formalność, lecz jako proces, który może obejmować kilka wzajemnie powiązanych etapów. Nie każda firma znajduje się w identycznej sytuacji, ponieważ znaczenie mają faktyczny model działalności, rodzaj odpadów i produktów oraz zakres czynności wykonywanych przez przedsiębiorcę. Oficjalne materiały BDO i Biznes.gov.pl wskazują, że przed złożeniem dokumentów należy ocenić, czy podmiot znajduje się w grupie objętej wpisem oraz ewidencją.
Pierwszy etap BDO: sprawdzenie, czy i w jakim zakresie firma podlega wpisowi
Jednym z częstszych źródeł problemów jest rozpoczęcie całego procesu od samego formularza, bez wcześniejszego ustalenia zakresu działalności objętej regulacjami. Znacznie bezpieczniej zacząć od analizy: najpierw identyfikuje się wykonywane czynności, rodzaje odpadów, sposób ich powstawania oraz ewentualne wprowadzanie produktów lub opakowań, a dopiero później przekłada te dane na odpowiednie części wniosku.
Wniosek o wpis do Rejestru BDO jest składany elektronicznie poprzez system BDO. Przed jego wysłaniem warto przygotować dane identyfikacyjne podmiotu oraz informacje potrzebne do określenia zakresu prowadzonej działalności. Oficjalny serwis BDO potwierdza elektroniczny charakter procedury rejestrowej oraz konieczność złożenia wniosku w systemie.
Jeżeli przedsiębiorca chce najpierw ustalić sposób przeprowadzenia formalności, wniosek bdo prezentuje zakres działań związanych ze złożeniem wniosku i organizacją procesu rejestrowego. Sama rejestracja nie powinna jednak kończyć analizy, ponieważ po wpisie trzeba ustalić obowiązki występujące już podczas bieżącego prowadzenia działalności.
Ewidencja powinna powstawać w trakcie roku, a nie dopiero przed sprawozdaniem
Jeżeli firma jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji odpadów, odkładanie jej porządkowania na koniec okresu sprawozdawczego może prowadzić do trudnych do odtworzenia rozbieżności. Na bieżąco znacznie łatwiej powiązać konkretny odpad z jego kodem, ilością i sposobem przekazania, natomiast wielomiesięczne zaległości zwiększają ryzyko, że konieczne będzie ręczne rekonstruowanie danych.
Zakres dokumentacji ewidencyjnej powinien odpowiadać rodzajowi działalności i obowiązkom dotyczącym danego przedsiębiorcy. Aktualne zasady zwolnień powinny być weryfikowane według obowiązujących przepisów, a nie na podstawie dawnych limitów. Oficjalny portal BDO zwraca uwagę na aktualne regulacje dotyczące zwolnień oraz prowadzenia ewidencji.
Im więcej oddziałów, stanowisk lub miejsc prowadzenia działalności, tym większe znaczenie ma prosty i powtarzalny obieg danych. W takim modelu dokumentacja nie zależy wyłącznie od wiedzy jednej osoby, a większe – stały sposób rejestrowania zdarzeń.
Jak przygotować się do sprawozdawczości bez odtwarzania całej historii firmy?
Sprawozdawczość jest końcowym etapem procesu, którego podstawą są informacje wynikające z działalności przedsiębiorstwa. W przypadku sprawozdania o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu odpadami istotne są dane wynikające z właściwej ewidencji. Nie warto więc rozpoczynać przygotowania od wypełniania kolejnych pól formularza, ponieważ formularz nie naprawi niezgodności znajdujących się w dokumentach źródłowych.
Co do zasady sprawozdania roczne dotyczące wytwarzanych odpadów i gospodarowania nimi oraz produktów i opakowań składa się elektronicznie w systemie BDO do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy. Nie należy automatycznie zakładać obowiązku złożenia „zerowego” formularza w każdej sytuacji, ponieważ ocena zależy od rodzaju obowiązku i działalności podmiotu. Oficjalne materiały BDO wyraźnie wskazują, że przepisy nie ustanawiają jednego uniwersalnego obowiązku składania sprawozdania „zerowego” dla każdego podmiotu.
Jeżeli przedsiębiorstwo jest na etapie porządkowania danych za zakończony rok, bdo sprawozdania prowadzi do informacji dotyczących przygotowania rocznego rozliczenia oraz weryfikacji obowiązku sprawozdawczego. Najmniej problemów pojawia się wtedy, gdy dane były porządkowane przez cały rok, a nie próbą odtworzenia kilkunastu miesięcy działalności w ostatnich dniach przed terminem.
BDO nie jest dokumentacją, którą można raz przygotować i zapomnieć
Zakres działalności firmy może się zmieniać. Firma może rozszerzyć ofertę, rozpocząć sprowadzanie towarów, zmienić proces technologiczny lub zacząć wytwarzać inne odpady, a każda taka zmiana powinna skłonić do ponownego spojrzenia na obowiązki środowiskowe.
Gdy aktualny stan działalności nie odpowiada wcześniejszym założeniom, dobrze jest ustalić, które elementy wymagają aktualizacji lub korekty.
W zależności od potrzeb firmy Obsługa BDO może pomóc spojrzeć na obowiązki szerzej niż tylko przez pryzmat jednego formularza. Zakres wskazanych usług obejmuje m.in. analizę wpisu, bieżące wsparcie BDO oraz zagadnienia związane z dokumentacją ewidencyjną.
Z perspektywy organizacyjnej najlepiej sprawdza się model, w którym obowiązki środowiskowe są częścią normalnego funkcjonowania firmy. Na początku przedsiębiorstwo weryfikuje swoją sytuację, następnie utrzymuje zgodność informacji w systemie z rzeczywistą działalnością, później prowadzi wymaganą dokumentację, a na końcu wykorzystuje je do właściwej sprawozdawczości.
Przy interpretowaniu indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa zawsze należy odnosić się do aktualnych przepisów oraz oficjalnych informacji właściwych organów. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnej działalności potrzebna jest odrębna ocena jej stanu faktycznego i prawnego.
+Reklama+